ADMINISTRACION SEGURA DE ARHIVOS "SMART-SHARE".

Es una herramienta especializada en la organización, clasificación, aseguramiento y búsqueda de documentos.

JUSTIFICACION
  • Se piensa que la información no es de la organización, si no de las personas.
  • Las personas no pueden compartir información sin exponer la fuente o evitar que llegue a manos equivocadas.
  • Existe Desconfianza en el área técnica de la organización.
  • Fugas de información por reenvíos de correos que contienen documentos confidenciales.
  • Ineficiencia en el trabajo de las personas por falta de conocimiento del trabajo de los demás.
  • Congestión en los canales de comunicación por reenvíos masivos de información.
  • Ausencia de versiones oficiales debido a copias de un mismo documento en manos de varios funcionarios.
CARACTERÍSTICAS

Manejo centralizado de la información de la organización.
  • La aplicación cuenta con un mecanismo que permite asegurar los documentos en los servidores evitando que aún si se accede físicamente a ellos, se pueda visualizar la información, así únicamente la persona que agrega un documento podrá decidir a quienes autoriza para la búsqueda y visualización de su contenido.
  • Potente motor de búsqueda que permite la localización de la información sobre la que se tienen privilegios de acceso.
  • También permite compartir documentos a través de correo electrónico sin necesidad de adjuntar el archivo físico.
  • Permite la organización de los documentos usando clasificaciones acordes a su contenido y facilita la auditoría de todas las operaciones realizadas sobre el sistema tales como búsqueda, cargue, visualización y descarga de documentos entre otras.
  • Usa adicionalmente un mecanismo de solicitud de autorización para la descarga de documentos sobre los que no se tienen los suficientes privilegios.

Incremente la eficiencia de sus procesos

Muchas veces en las organizaciones se ve duplicado el esfuerzo en la realización de tareas por el desconocimiento de los avances que alguien mas había realizado en los mismos temas. Con SMART-SHARE podrá consultar si el proceso que desea desarrollar ya ha sido trabajado en la organización con anterioridad, o si hay otros trabajos relacionados.

Trabaje con cualquier tipo de documento

No se limite a trabajar con los tipos de documento de un solo fabricante. Con SMART-SHARE puede manejar los tipos de archivo que desee, incluyendo audio y video, con la opción de adjuntarles la transcripción.

No arriesgue su información transportándola en discos o memorias portátiles

Con SMART-SHARE pueden acceder sus documentos desde cualquier lugar donde disponga de acceso a un navegador Web. Así puede mantener su documentación en un solo lugar, actualizados y sin el riesgo de perderla por daños en sus dispositivos de almacenamiento o robo de la información.

Haga más fáciles los flujos de trabajo

Si nota que su correo electrónico está saturado de archivos enviados a otras personas para que realicen actualizaciones, revisiones o aprobaciones; SMART-SHARE le permitirá que estos flujos de trabajo se simplifiquen y que su seguimiento sea mucho más sencillo.

Administre la seguridad de sus documentos

SMART-SHARE le permite decidir a quienes desea permitir buscar o descargar sus documentos.

Maximice la seguridad de sus archivos sin esfuerzo

Todos los documentos que tenga en SMART-SHARE están automáticamente cifrados con mecanismos de última tecnología en seguridad. Esto significa, que sin ningún esfuerzo sus documentos están protegidos contra personas inescrupulosas que puedan acceder al servidor donde están almacenados sus archivos.

Facilidad de uso.

Requerirá muy poco tiempo para aprender a manejar todas las funcionalidades del SMART-SHARE y empezar a centralizar y compartir con seguridad sus archivos.

Facilidad de administración.

Los administradores tendrán las mismas características de facilidad de uso que tienen los usuarios finales. Además se liberan de posibles acusaciones de robo de información, ya que los administradores no pueden ver los documentos de los usuarios.

JUSTIFICACION


Cuenta con una arquitectura web, para facilidad de acceso sin tener que instalar aplicaciones en los equipos cliente.